SAKLAMA ve İMHA POLİTİKASI

1.AMACI

 

Ceyhan Özel Sağlık Hizmetleri San.ve Tic. Ltd. Şti.(“Nefrodost”)bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Saklama ve İmha Politikası”)ile kişisel verilerin6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa (“Kanun”) uygun olarak teknik ve idari korunması, kişisel verilerin işlenme şartlarının ortadan kalkması halinde, 28/10/2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) hükümlerinin uygulamasını düzenlemek amacıyla çıkarılmaktadır.

 

2.KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI KAYIT ORTAMLARI

 

Saglıknet ve SGK Medulası ile veri alışverişi, hasta takipleri ve rutin seans işlemleri, laboratuar işlemleri, imza föyleri oluşturma, ilaç tedavi planı ve fatura düzenleme, e reçete ve ilaç takip sistemi üzerinde kişisel veriler işlenmektedir.Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Nefrodost tarafından aşağıdaki listelenen ortamlarda başta Kanun hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak güvenli bir şekilde saklanmaktadır:

 

Elektronik ortamlar:

  • Hasta Takip Programı

  • E-PostaKutusu

  • Microsoft OfficeProgramları

  • Görüntü KayıtCihazları

 

Fiziksel ortamlar:

  • BirimDolapları

  • Klasörler

  • Arşiv

 

3.SAKLAMAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

 

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Nefrodost tarafından özellikle:

  1. Faaliyetlerin sürdürülebilmesi,

  2. Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,

  3. Çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası,

  4. İşilişkilerinin yönetilebilmesi,

amacıyla yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde Kanun ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.

 

Saklamayı gerektiren sebepler:

  1. Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması,

  2. Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,

  3. Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla,Nefrodost’un meşru menfaatinin olması,

  4. Kişisel verilerin Nefrodost’un herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi,

  5. Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,

  6. Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından verisahiplerinin açık rızasınınbulunması.

Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, Nefrodost tarafından re’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

 

  1. Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veyailgası,

  2. Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadankalkması,

  3. Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadankalkması,

  4. Kişiselverileriişlemeninsadeceaçıkrızaşartınaistinadengerçekleştiğihallerde, ilgilikişininrızasını gerialması,

  5. İlgili kişinin, Kanun’un 11. Maddesinin 2 (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişiselverilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabuledilmesi,

  6. Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesitalebiilekendisineyapılanbaşvuruyureddetmesi, verdiğicevabınyetersizbulunmasıveya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygunbulunması,

  7. Kişiselverilerinsaklanmasınıgerektirenazamisüreningeçmişolmasına rağmen,kişiselverileridaha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcutolmaması.

 

4.KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER

 

Nefrodost, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır. İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, Nefrodost bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili birimlere haber verir.

 

4.1. Teknik Tedbirler:

 

  • Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.

  • Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.

  • Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.

  • Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.

  • Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.

  • Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.

  • Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.

  • Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.

  • İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.

  • Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.

  • Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.

  • Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.

  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.

  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.

  • Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.

  • Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.

  • Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.

  • Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.

  • Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.

  • Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.

  • Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.

  • Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.

  • Şifreleme yapılmaktadır.

  • Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.

  • Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.

 

4.2 İdari Tedbirler:

  • Çalışanlar,kişiselverilerehukuka aykırıerişimiengellemekiçinalınacaktekniktedbirler konusunda eğitilmektedir.

  • İş birimi bazında kişisel veri işlenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak Nefrodost içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkatealınır.

  • Nefrodost personeli ile arasındaki ilişkiyi düzenleyen ve kişisel veri içeren her türlü belgeye kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için Kanun ile öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmesi gerektiği, kişisel verilerin ifşa edilmemesi gerektiği, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak kullanılmaması gerektiği ve kişisel verilere ilişkin gizlilik yükümlülüğünün Nefrodost ile olan iş akdinin sona ermesinden sonra dahi devam ettiği yönünde kayıtlareklemiştir.

  • Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğüngörevdenayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.

  • Nefrodost tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişiselverilerinaktarıldığıkişilerin,kişiselverilerinkorunmasıamacıyla gerekligüvenliktedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.

  • İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’abildirir.

  • Gerekli hallerde kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personelistihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında eğitimleriverir.

  • Nefrodost, Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.

 

5.KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİNE İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER

 

Nefrodost ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir veya yok edebilir. Kişisel verilerin silinmesi akabinde ilgili kişiler hiçbir şekilde silinen verilere tekrardan erişilemeyecek ve kullanılmayacaktır. Nefrodost tarafından kişisel verilerin imha süreçlerinin tanımlanması ve takip edilmesine ilişkin etkin bir veri takip süreci yönetilecektir. Yürütülen süreç sırası ile silinecek verilerin tespit edilmesi, ilgili kişilerin tespiti, kişilerin erişim yöntemlerinin tespiti ve hemen akabinde verilerin silinmesi olacaktır.

 

Nefrodost kişisel verileri yok etmek, silmek veya anonim hale getirmek için verilerin kaydedildiği ortama bağlı olarak aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir:

 

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesine İlişkin Yöntemler

 

5.1. Kişisel VerilerinSilinmesi

 

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kişisel verilerin silinmesi yöntemi olarak Nefrodost aşağıdaki yöntemlerden bir veya birkaçını kullanabilir:

 

  • Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler karartma yöntemi ile çizilerek, boyanarak,kesilerek veya silinerek işlemuygulanacaktır.

  • Merkezi dosyada yer alan ofis dosyaları için kullanıcı(lar)nın erişim hakkı(ları) ortadan kaldırılacaktır.

  • Veri tabanlarında bulunan kişisel bilgilerin bulunduğu satırlar yahut sütunlar ‘Delete’ komutuile silinecektir.

  • Gerekli olduğu zaman bir uzman tarafından yardım alınarak güvenli olaraksilinecektir.

 

5.2.Kişisel Verilerin YokEdilmesi

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

Fiziksel Etme

Kağıt İmha Makinesi ile YokEtme

De-manyetize Etme: Manyetik medyanın yüksek manyetik alanlara maruz kalacağı özel cihazlardan geçirilerek üzerindeki verilerin okunamaz bir biçimde bozulmasıyöntemidir.

5.3.Kişisel Verileri Anonim HaleGetirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder. Nefrodost kişisel verileri anonim hale getirmek için aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir:

Maskeleme (Masking):Veri maskeleme ile kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir.

 

Kayıtları Çıkartma: Kayıttan çıkarma yönteminde veriler arasında tekillik ihtiva eden veri satırı kayıtlar arasından çıkarılarak saklanan veriler anonim halegetirilmektedir.

 

Bölgesel Gizleme: Bölgesel gizleme yönteminde ise tek bir verinin çok az görülebilir bir kombinasyon yaratması sebebi ile belirleyici niteliği mevcut ise ilgili verinin gizlenmesi anonimleştirmeyi sağlamaktadır.

 

Global Kodlama: Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır. Örneğin;doğumtarihleriyerineyaşlarınbelirtilmesi;açıkadresyerineikamet edilen bölgeninbelirtilmesi.

 

Gürültü Ekleme: Verilere gürültü ekleme yöntemi özellikle sayısal verilerin ağırlıklı olduğu bir veri setinde mevcut verilere belirlenen oranda artı veya eksi yönde birtakım sapmalar eklenerek veriler anonim hale getirilmektedir. Örneğin, kilo değerlerinin olduğu bir veri grubunda (+/-) 3 kg sapması kullanılarak gerçek değerlerin görüntülenmesi engellenmiş ve veriler anonimleştirilmiş olur. Sapma her değere eşit ölçüdeuygulanır.

 

Kanun’un 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler Kanun kapsamı dışında olup, kişisel veri sahibinin açık rızası aranmayacaktır.

 

Nefrodost kişisel verinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin re’sen karar alabilecek ve seçmiş olduğu kategoriye göre kullanacağı yöntemi deserbestçe belirleyebilecektir. Ayrıca Yönetmelik’in 13. maddesi kapsamında ilgili kişinin başvuru esnasında kendisine ait kişisel verinin silinmesi, yok edilmesi yahut anonim hale getirilmesi kategorilerinden birini seçmesi halinde de ilgili kategoride kullanılacak yöntemler konusunda Nefrodost serbesti içinde olacaktır.

6.KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Nefrodost, kişisel verileri işlendikleri amaç için Saklama ve İmha PolitikasıEk-1’de belirtilen süreler boyunca saklanır.

 

Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Mevzuatta öngörülmüş bir süre olmaması halinde kişisel veriler EK 1’deki tabloda yer alan kişisel verilerin tutulması için azami süre boyunca saklanacaktır. Bu süreler; Nefrodost veri kategorileri ve veri sahibi kişi grupları değerlendirilerek; bu değerlendirme sonucu elde edilen verilerin kanunlarda yer alan yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlayacak ve azami Türk Borçlar Kanunu’nda yer alan zamanaşımı süresi (10 yıl) gözetilerek belirlenmiştir.

 

Bu sürelerin sona ermesi dolayısıyla silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı durumda Nefrodost bu tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.

7.ŞİRKET PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

Nefrodost’in periyodik imha süresi 6 aydır. Saklama süresi dolan kişisel veriler, işbu Saklama ve İmha Politikası’nın Ek-1’de yer alan imha süreleri çerçevesinde, 6 aylık periyodlarla Haziran ve Aralık aylarında işbu Saklama ve İmha Politikası’nda yer verilen usullere uygun olarak imha edilir. Söz konusu sistemlerde bilgilerin tekrar geri getirilmeyecek şekilde, verilerin kaydedildiği varsa evrak, dosya, CD, disket, hard disk gibi araçlardan geri dönüştürülmeyecek şekilde silinecektir.

8.PERSONEL

Kanun kapsamında Nefrodost veri sorumlusu sıfatıyla,Yönetmelik’in 11. maddesinin 1. fıkrasına dayanarak,Kanunun veri saklama ve imha süreci uygulanması bakımından yükümlülükleri yerine getirilecek personelin unvanları,birimleri ve görev tanımları Saklama ve İmha Politikası Ek-2’de yer alan tablo ile belirlenmiştir.

Sınırları belirlenmiş bu kişiler Türk Ticaret Kanunu, Borçlar Kanunu ve Türk Ceza Kanunu kapsamında kendi yetki sınırları içinde gerçekleşen işlem ve eylemlerden sorumludur. Özellikle Kollukta, Savcılıklarda, kamu kurumlarında ve mahkemelerde Nefrodost’u temsil etme ile ifade vermeye yetkili olarak NefrodostKişisel Verileri Koruma Komitesi Başkanı seçilmiştir. Her bir departmansorumlusu, departmanlardaki ilgili kullanıcıların Kanun ve Yönetmelik çerçevesinde hazırlanan Saklama ve İmha Politikası ve Kişisel Verilerin Koruması ve İşlenmesi Politikası’na uygun davranıp davranmadığını denetlemekle yükümlü olacaktır. Tüm departman sorumluları belirtilen periyodik imha sürelerinde işbu Saklama ve İmha Politikası doğrultusunda gerçekleştirdiği işlemleri Nefrodost Kişisel Verileri Koruma Komitesi Başkanı’na raporlayacaktır. Bu raporlar için yapılan çalışma sonuçlarında çıkan karar uygulamaya konulacaktır.

 

9.REVİZYON VE YÜRÜRLÜKTENKALDIRMA

Saklama ve İmha Politikasınındeğiştirilmesi, yürürlükten kaldırılması halinde yeni düzenlemeNefrodost internet sitesinden ilan edilecektir.

 

10.YÜRÜRLÜK

Bu Saklama ve İmha Politikasıyayınlandığı tarihinde yürürlüğe girer.